جدیدترین اخبار و قوانین حقوقی (علی فتحی وکیل پایه یک دادگستری و مدرس دانشگاه )

حقوقی ----------- از تمام بازدیدکنندگان عزیز و گرانقدر التماس دعا دارم

روش رسیدگی و ثبت صورتجلسات مجمع عمومی عادی

 

روش رسیدگی و ثبت صورتجلسات مجمع عمومی عادی

 

 

 

روش رسیدگی و ثبت صورتجلسه مجمع عمومی عادی شرکتهای سهامی ثبت شده با تابعیت خارجی و ایرانی.(قانون ثبت شرکتها ماده 1 الی 12 مواد 71 الی 106 و 144 الی 156 قانون تجارت) ثبت تغییرات شرکتهای خارجی در ایران. هر شرکت خارجی برای اینکه بتواند بوسیله شعبه یا نماینده به امور تجاری یا صنعتی یا مالی در ایران مبادرت نماید باید در مملکت اصلی خود شرکت قانونی شناخته شده باشد و در اداره ثبت اسناد تهران به ثبت رسیده باشد(اداره ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری)


شرط فعالیت در ایران:


شرکت خارجی وقتی می تواند در ایران فعالیت داشته باشد که از سابق در ایران به ثبت رسیده باشد. هر گونه تغییرات شرکت که در محدوده قانون پیش بینی شده قابل آگهی باشد.


 


تغییرات و تصمیماتی که می باید به اداره ثبت شرکتها ارائه گردد:


تغییرات:


الف- نام شرکت


ب- نوع شرکت


پ- مرکز اصلی شرکت


ت- تابعیت شرکت


ث- مقدار سرمایه شرکت


ج- هر گونه تغییر در امر صنعتی یا تجاری یا مالی که شرکت در ایران مبادرت می کند


چ- تغییر در نماینده یا نمایندگان عمده شرکت


ح- تغییر در نام و آدرس صحیح شخص یا اشخاص که مقیم ایران بوده و برای در یافت کلیه ابلاغات مربوطه به شرکت صلاحیت دارند.


 


2- چنانچه شعب جدیدی تاسیس و یا نمایندگان جدیدی تعیین شوند و یا نماینده عمده شرکت در ایران تغییر یابد قائم مقام او برای ثبت سمت خود باید اسناد ذیل را به اداره ثبت شرکتها ارائه نماید.


الف- اظهار نامه به زبان فارسی که مشخصاً امضاء کرده باشند. مواد اختیار نامه مطابق ماده 7 نظامنامه اجراء قانون ثبت شرکتها.


کلیه اوراق شرکتهای خارجی که به تقاضل نامه ها منضم می گردد باید به فارسی تهیه شده و یا یک تر جمه مصدق به فارسی ضمیمه آن شود. ممهور به مهر شرکت ما در کنسولی ایران در همان کشور باشد مهلت های مقرره برای تقاضای ثبت تغییرات حاصله در شعب یا نمایندگانی که در ایران دارد مانند نماینده عمده شرکت و یا نمایندگان مستقل دیگر شرکت در ایران و همچنین برای تغییر شخص یا اشخاصی که برای در یافت کلیه ابلاغات راجع به شرکت صلاحیت دارند عبارت است از دو ماه از تاریخ تغییر، و برای تغییرات حاصله در خود شرکت، سه ماه از تاریخ تغییر ،«اگر مرکز اصلی شرکت در آسیا به استثناء شرق اقصی و یا در اروپا و یا در آمریکای شمالی باشد» و چهار ماه مهلت اگر در سایر ممالک باشد، خواهد بود.


چه کسی نماینده عمده یک شرکت خارجی تلقی می شود:مقصود از نماینده عمده شرکت خارجی که در قانون ثبت شرکتها ذکر شده کسی است که شرکت خارجی به او اختیار لازم داده است و تعهدات او بسمت نمایندگی شرکت بمنزله تعهدات خود شرکت محسوب می شود. تغیرات راجع به نمایندگان شرکت و یا مدیران شعب آن باید به اداره ثبت اسناد کتباً اطلاع داده شود تا وقتی که این اطلاع داده نشده عملیاتی که نماینده و یا مدیران سابق بنام شرکت انجام داده عملیات شرکت محسوب می شود. مگر آنکه شرکت اطلاع اشخاصی را که بنحوی با شرکت در ارتباط هستند و ادعای حقی می نمایند از تغییر نماینده و یا مدیر خود بثبوت رساند. تغییرات این نوع شرکتها معمولاً در محدوده مجامع عمومی عادی اعم از سالیانه و یا بطور فوق العاده و مجمع عمومی فوق العاده و یا در هیئت مدیره قابل بررسی می باشد. هر یک از این مجامع وظایفی و اختیاراتی دارند بشرح ذیل بررسی می گردد:


الف- در صورتیکه تصمیمات مجمع عمومی متضمن یکی از امور ذیل باشد یک نسخه از صورتجلسه مجمع باید جهت ثبت به مرجع ثبت شرکتها ارسال گردد.


انتخاب مدیران بازرس یا بازرسان


تصویب ترازنامه


کاهش یا افزایش سر مایه و یا هر نوع تغییر در اساسنامه


انحلال شرکت ونحوه تصفیه آن


صورتجلسه مجمع عمومی عادی اعم از سالیانه و یا بطور فوق العاده :


الف- مجمع عمومی عادی حدائقل سالی یک بار در موقعی که در اساسنامه پیش بینی شده است


ب- رسیدگی به ترازنامه، حساب سود و زیان سال مالی قبل


پ- صورت دارائی،مطالبات ،دیون شرکت


ت- صورت جلسه دوره عملکرد سالیانه شرکت


ث- رسیدگی به گزارش مدیران


ج- گاهی در خلال سال مالی برای اتخاذ تصمیم در باره ا موری که در وظیفه و صلاحیت مجمع عمومی عادی است از قبیل استعفاء مدیر یا بازرس دعوت مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده ضرورت یافته و در این مورد نیز هیئت مدیره همچنین بازرس یا بازرسان شرکت با توجه بماده 92 مکلف به دعوت مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده خواهند بود .


 


وظایف و اختیارات مجمع عمومی عادی


به استناد ماده 86 قانون تجارت اتخاذتصمیم نسبت به کلیه امور شرکت بجز آنچه که در صلاحیت مجمع عمومی مؤسس و فوق العاده است با مجمع عمومی عادی شرکت می باشد، از جمله وظایف و اختیارات این مجمع بقرار زیر می باشد.


تصویب ترازنامه و صورتحسابهای شرکت


انتخاب یا تجدید انتخاب مدیر یا مدیران


انتخاب و تجدید انتخاب بازرس یا بازرسان


عزل بازرس بشرط انتخاب جانشین آنها و بازرس و بازرسان سایر امور مربوط به حسابهای سال مالی تشکیل می شود. اتخاذ تصمیم درباره پیشنهادهائیکه ممکن است در حدود قانون و اساسنامه شرکت از طرف مدیران و یا بازرسان و صاحبان سهام بشود. تعیین روزنامه جهت درج آگهی های شرکت در سال آینده و سپس مجمع عمومی کلیه تصمیمات خود را طی صورتجلسه به اداره ثبت ارسال می نماید و ممیز ثبت ارسال می نماید و ممیز ثبت شرکتها صورتجلسه را با قانون تجارت تطبیق داده و اقدام به تهیه پیش نویس آگهی می نماید.


 


موارد مورد توجه:


آیا کلیه صاحبان سهام در جلسه حاضر می باشند یا خیر؟ چنانچه حاضر می باشند اخذ لیست صاحبان سهام حاضر در جلسه که به امضاء کلیه آنها رسیده باشد(رعایت مفاد ماده 99 و 100 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت) مجامع عمومی توسط هیئت رئیسه یا مرکب از رئیس ، یک منشی و دو ناظر اداره می شود. در صورتیکه ترتیب دیگری در اساسنامه پیش بینی نشده باشد ، ریاست مجمع با رئیس هیئت مدیره خواهد بود. مگر در مواقعی که انتخاب یا عزل بعضی از مدیران یا کلیه آنها جزء دستور جلسه مجمع باشد. در این صورت رئیس مجمع از بین سهامداران حاضر در جلسه به اکثریت نسبی انتخاب خواهد شد ناظران لزوماً از بین صاحبان سهام انتخاب خواهند شد. ولی منشی جلسه الزامی نیست صاحب سهم باشد (ماده 101 قانون تجارت9 و طبق ماده 97 قانون تجارت هیات مدیره را مکلف می نماید که دعوت را از طریق روزنامه کثیر الانتشار که آ گهی مربوط به شرکت در آن نشر می گردد بعمل آورند لذا زمانیکه مدعی می گردند که کلیه سهامداران در جلسه حاضرند می باید ماده 99 را نیز اجراء نمایند.


 


اعضاء هیئت مدیره منتخب باید از بین سهامداران باشند.


اخذ مفاصا حساب دارائی محل در خصوص نقل و انتقال سهام و تطبیق لیست قبلی با فعلی ، هر گاه رئیس جلسه ناظر یا ناظرین وکالتاً (رسمی یا عادی مورد قبول هیات رئیسه) ذیل صورتجلسه را امضاء نمایند، اخذ وکالتنامه از طرف ممیز ضروری بنظر می رسد. هر چند در سایر موارد اخذ وکالت در شرکتهای سهامی خاص از مواردیست که می باید هیئت رئیسه به آن رسیدگی نماید و صرف اعلام هیئت رئیسه برای ممیز می تواند کافی باشد. ولی بنظر می رسد برای حصول اطمینان از اینکه ماده 101 بطور دقیق انجام شده، می باید ممیز و وکالتنامه نظار و رئیس جلسه را اخذ نماید و حدود اختیارات ایشان را در وکالتنامه رسیدگی نماید. هر چند که مسئولیت هیئت رئیسه جهت اخذ لیست بجای خود باقی است قانونگذار پیش بینی نموده است که هر گاه در مجمع عمومی تمام موضوعات مندرج در صورتجلسه منجر به اخذ تصمیم نشود هیئت رئیسه مجمع با تصویب مجمع می تواند اعلام تنفس نموده و تاریخ جلسه بعد را که نباید دیرتر از دو هفته باشد تعیین کند. تمدید جلسه محتاج به دعوت و آگهی مجدد نیست و در جلسات بعد مجمع با همان حد نصاب جلسه اول رسمیت خواهد داشت.(ماده 104 قانون تجارت) البته در این مورد نیز تفسیرها و نظرات مختلف است. درمورد اینکه... تاریخ جلسه بعد را که نبایددیرتر ازدو هفته باشد تعیین ووعده ای را عقیده براین است که از نظر قانون دوره تسلسل رد بوده و منظور فقط یکبار جلسه بیشتر از جلسه اولیه بوده که فاصله مدت آن نباید از دو هفته بیشتر باشد. ولی مخالفین نظر اول استدلال می نمایند که در کلیه امور قانونگذار خود پیش بینی مقطع زمانی را نموده و ضمانت اجرائی برآن مقرر نموده است. بطور مثال هر گاه جلسات تنفس آنقدر ادامه یلبد که سال مالی گذشته ولی هنوز بازرس انتخاب نگردیده باشد و یا تصویب تراز نشده باشد بازرس سال بعد، از لحاظ صدور آگهی نمی تواند گزارش مربوط به تراز سال مالی را ارائه نماید و یا عدم ارائه ترازنامه به دارائی معادل با اخذ جریمه های سنگین بوده و صاحبان سهام را بر آن می دارد که قبل از دیدن موعد مقرر تصمیم مقتضی را گرفته و تصویب تراز نامه را به ادراه ثبت شرکتها و دارائی ارائه نماید.


اکثریت لازم جهت تشکیل مجمع عمومی عادی و اتخاذ تصمیمات آن برای تشکیل مجمع عمومی عادی حضور دارندگان حداقل بیش از نصف سهامی که حق رای دارند ضروری است. اگر در اولین دعوت حد نصاب حاصل نشده باشد مجمع می باید بار دوم دعوت ای نبار با حضور هر عده از صاحبان سهام که حق رای دارند رسمیت خواهد داشت و اخذ تصمیم در چنین جلسه ای اعتبار قانونی داشته و مشروط براینکه در دعوت دوم نتیجه دعوت اول قید شده باشد (ماده 87 قانون تجارت) لذا در تشکیل این مجامع ممیز موظف می باشد که هرگاه جلسه در نوبت اول تشکیل شده باشد یک روزنامه دعوت اخذ نماید و دقت گردد که آگهی مربوطه در همان روزنامه ایکه سال قبل عنوان روزنامه شرکت انتخاب شده درج گردیده باشد ولی هرگاه اخذ تصمیم در جلسه دوم بعلت عدم حصول اکثریت صاحبان سهام تشکیل نشود ممیز مکلف به اخذ صورتجلسه منفی و آگهی های نوبت اول و نوبت دوم می باشد. فاصله بین نشر دعوتنامه مجمع عمومی و تاریخ تشکیل آن حداقل ده روز و حداکثر چهل روز باشد. البته حد نصاب قانون را از لحاظ حداقل اساسنامه می توان بالاتر برده ولی از لحاظ حداکثر چنین پیش بینی ممکن نمی باشد(ماده 48 قانون تجارت) در چنین مجامعی همیشه تصمیمات به اکثریت نصف بعلاوه یک آراء حاضر در جلسه معتبر می باشد، مگر در موارد انتخاب مدیران و بازرسان که اکثریت نسبی کافی خواهد بود (ماده 88 قانون تجارت) چه کسی آگهی دعوت را می باید بدهد: در درجه اول هیئت مدیره این آگهی را باید بدهد چنانچه هیئت مدیره مجمع عمومی عادی سالانه را در موعد مقرر دعوت نکند بازرس یا بازرسان مکلفند راساً اقدام به دعوت مجمع مزبور بنمایند.(ماده 91 قانون تجارت) البته افراد فوق الذکر می توانند در مواقع مقتضی مجمع عمومی عادی را بطور فوق العاده دعوت نمایند.در این صورت دستور جلسه مجمع باید در آگهی دعوت قید شود. آگهی دعوت در روزنامه را می توانند دارندگان یک پنجم سهام نیز بدهند.(مفاد ماده 95 قانون تجارت) در موقع رسیدگی به تصویب ترازنامه ممیز می باید اولاً دقت نماید که سال قبل شرکت، بازرس یا بازرسان خود را جهت رسیدگی به حسابها تعیین نموده باشد. ثانیاً گزارش بازرس قانونی شرکت اخذ و قرائت گردیده، سپس اقدام به تصویب تراز نموده باشد. در صورتیکه مجمع عمومی بدون دریافت گزارش بازرس، براساس گزارش اشخاصی که بر خلاف ماده 147 اصلاحی قسمتی از قانون تجارت بعنوان تعیین شده اند صورت دارائی و ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت را مورد تصویب قرار دهد. این تصویب به هیچ وجه اثر قانونی نداشته و از درجه اعتبار ساقط خواهد بود. تبصره ماده 89 قانون تجارت (جدید) چنین مقرر می دارد: قرائت گزارش بازرس یا بازرسان شرکت در مجمع عمومی، اخذ تصمیم نسبت به ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی معتبر نخواهد بود در مورد روزنامه می باید ممیز اولاً دقت نماید که سال قبل روزنامه دعوت انتخاب شده باشد، تا روزنامه دعوت سال فعلی مورد قبول باشد. چنانچه آخرین روزنامه انتخاب شده در توقیف باشد یا به هر علتی روزنامه انتخاب نشده باشد. در این صورت رویه اداره ثبت شرکتها بر آن می باشد، کسانی در قانون می توانند آگهی دعوت را بدهند که سه بار در یکی از روزنامه رسمی می باید آگهی دعوت را با دستور جلسه داده باشند که یکی از مواد آن نیز انتخاب روزنامه می تواند باشد، بدهد و لااقل یک ماه از تاریخ نشر اولین آگهی گذشته، جلسه را تشکیل دهند. کارشناس پس از بررسی به موارد مذکور و تطبیق آن با قوانین تجاری پیش نویس آگهی جهت ثبت در دفتر و درج در روزنامه تهیه و نزد رئیس اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری یا مسئول مربوطه ارسال می دارد.